Aandacht voor de manier van communiceren binnen de organisatie als systeem

Aandacht voor het systeem

Een organisatie kun je beschouwen als een geheel met afzonderlijk delen. Delen die als raderen in elkaar moeten vallen om samen te kunnen werken voor het beste resultaat. Dat klinkt toch logisch, niet? Elk rad (proces) vraagt apart onderhoud. Maar elk rad vraagt ook aandacht vanuit het perspectief van het geheel. Communicatie speelt hierbij een centrale rol.

In de praktijk wordt echter veelal gelet op de afzonderlijke processen en minder op het geheel. Als ondernemer en professional is het echter zaak om te kijken en te luisteren naar de volgende aspecten als dynamisch geheel van je organisatie:

1. jezelf als ondernemer of professional
2. de mensen die een directe of indirecte relatie hebben tot jouw organisatie
3. het product
4. de bedrijfsprocessen

Geef je voldoende en tijdig aandacht aan alle raderen dan loopt het systeem soepel en geolied in het tempo dat goed is voor de organisatie. Elk rad zorgt voor een bijdrage en het resultaat van het geheel is veel meer dan elk afzonderlijk deel oplevert. Op de lange termijn levert dit ook meer stabiliteit en continuïteit op voor de organisatie.

1 – Aandacht voor jezelf

Het is als gedreven ondernemer of professional niet altijd eenvoudig om te luisteren naar jezelf en aandacht te geven aan je lichamelijke en mentale welzijn. Maar besef dat je onderneming vaak valt of staat met jou. Als jij scherp en gezond blijft dan kan je pas optimaal aandacht geven aan je bedrijf, je product en processen. Zorg voor jezelf door gezond te eten en te drinken en voldoende te bewegen. Blijf mentaal sterk door bijvoorbeeld te lezen (ontdek boeken die inspireren), te leren van anderen of meditatie. Kijk bijvoorbeeld naar series zoals Shark Tank en The Profit waarin topondernemer Marcus Lemonis bedrijven helpt. 

Vraag jezelf ook af of jij voldoende aandacht besteed aan jouw manier van communiceren in het kader van jouw taken als professional. Of je nu ondernemer, consultant, business coach, manager of een andere adviserende, controlerende of andere functie hebt, besef dat jouw manier van communiceren invloed heeft op wat er wel of niet gebeurt (en jij dus gedaan krijgt) binnen je organisatie.

Naast aandacht voor jezelf, verdeel je je aandacht in hoofdlijnen over drie gebieden: de mensen die op welke manier dan ook een relatie hebben met jou en je onderneming, je product en de processen die jouw bedrijf doen functioneren.

2 – Aandacht voor je mensen

Wees ervan bewust dat je de rol van ondernemer of professional bijna overal en altijd meeneemt. Privé (in je rol als bijvoorbeeld vader, moeder, partner of vriend(in)) is het vaak handig om deze rol even los te laten. Maar verder ben je eigenlijk altijd in functie en vertegenwoordig je iets.

Zorg dat je in het contact met anderen steeds dezelfde boodschap brengt en uitstraalt. Je verhaal dient te vertellen waar jij voor staat en wat jou toegevoegde waarde is voor de ander.

Observeer, luister en stel vragen om er achter te komen wat er speelt. Ontdek wie wat nodig heeft voor zichzelf, zijn of haar onderneming of voor iemand in hun netwerk. Luister en vraag oprecht en zonder al teveel aannames. Vaak ontdek je dingen en mogelijkheden die jou of je onderneming verder helpen. Stel open vragen om een goed beeld te krijgen van de situatie en pas je verhaal aan op basis van wat je hoort en leert over de ander.

Maak, indien mogelijk, direct duidelijk wat jij, je product en je bedrijf kan betekenen voor de ander. Zorg dat je een manier van pitchen gebruikt die inspeelt op de aanwezige (of latente) behoefte. Maak daarbij goed contact, door de juiste manier van persoonlijke afstemming waardoor er ruimte ontstaat om duidelijk te maken wat jij, je product en je bedrijf kan betekenen voor de ander.

Zie elk persoon die een relatie heeft met jouw onderneming als één van jouw mensen die een bijdrage levert aan de stabiliteit en groei.

Zorg als manager, ondernemer en leider dat je mensen de spreekvaardigheden bezitten om intern en extern effectief en plezierig te communiceren. Hierdoor ontstaat er een betere relatie binnen en buiten de organisatie.

3 – Aandacht voor je product

Om duidelijk te maken wat jouw product (ook het product dat je verkoopt voor een organisatie waarvoor je werkt) oplevert voor de ander is het noodzakelijk om je product te kennen. Goede kennis van je eigen product en het zelf gebruiken (hebt ervaren) geeft vertrouwen bij de klant of andere relatie.

Bereid je voor op een klantcontact door vooraf en ter plekke informatie in te winnen. Haal informatie naar boven zodat ze jouw product kopen (en jij verkoopt). Het is hierbij essentieel dat je klant jouw product als toegevoegde waarde ziet voor zichzelf of zijn of haar bedrijf. Ik kom helaas geregeld ondernemers en verkopers tegen die hun eigen product niet goed kennen en niet of onvoldoende afstemmen op de behoefte van de klant. Als jij wel zorgt dat je aandacht geeft aan dit aspect heb je voorsprong op je concurrent.

Zorg dus dat je een gedegen en compleet verhaal hebt en dat kunt overbrengen op een gestructureerde manier die is afgestemd op de klant.

4 – Aandacht voor je processen

De processen van je eigen onderneming en die van je klant verdienen ook aandacht. Welke processen heb je op welk moment nodig om je product te maken, presenteren, verkopen, etc.? Welke impact heeft de toegevoegde waarde van je product op welke processen van je klant?

Bepaal voor jezelf welke processen nodig zijn op welk moment. Verwerk feedback van je collega’s en klanten om processen te verbeteren. En zorg voor automatisering van processen om efficiënter en effectiever te werken.

Observeer, luister en stel vragen om te achterhalen wat er speelt in de organisatie en communiceer die op gepaste wijze zodat er positieve veranderingen (verbeteringen) ontstaan.

Besef dat communicatieve vaardigheden je organisatie kan tegenhouden of extra kracht kan geven om te groeien en te ontwikkelingen.

Geef voldoende aandacht aan de processen van jezelf, je bedrijf en de processen van je relatie. Beschouw het als een systeem met geschakelde processen. Om het systeem (jouw onderneming) goed te laten lopen is afstemming tussen alle onderdelen (processen inclusief mensen) noodzakelijk.

 Wil je advies om jouw mogelijkheden te ontdekken? KLIK Hier!